SYLAE ASP : se connecter et gérer ses aides

Connexion, création de compte, attestations de présence, contrats aidés, changement de SIRET et assistance : le guide pratique du portail SYLAé de l'ASP pour les employeurs.

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Concrètement, l’ASP verse pour le compte de l’État la plupart des aides liées à l’emploi, et SYLAé est le guichet qui lui permet de vérifier, période après période, que le salarié aidé est bien en poste. Sans déclaration à jour, pas de paiement : c’est toute la logique du portail. Pour un dirigeant de TPE, un gestionnaire RH ou un cabinet de paie, bien maîtriser la connexion, le rattachement des établissements et le calendrier des attestations évite la plupart des blocages, qu’il s’agisse d’un contrat aidé, d’une aide à l’apprentissage ou d’un dispositif d’aide à l’embauche.

SYLAE ASP : le rôle du portail employeurs de l’Agence de Services et de Paiement

L’Agence de Services et de Paiement est un établissement public né en 2009 de la fusion du CNASEA et de l’Agence unique de paiement. Elle instruit et paie des aides publiques très variées, de l’agriculture à la formation. Côté emploi, elle intervient comme organisme payeur : la décision d’attribuer une aide est prise en amont (par France Travail, une mission locale, un conseil départemental ou directement par l’État selon le dispositif), puis l’ASP liquide les montants dus à l’employeur.

SYLAé est l’outil qui fait le lien entre l’employeur et l’agence. Il remplace les échanges papier d’autrefois par une démarche en ligne centralisée : un même espace sert à consulter les décisions d’aide, à transmettre les justificatifs de présence, à signaler un changement dans la vie du contrat et à suivre les paiements. Le portail a été modifié à plusieurs reprises pour accueillir de nouveaux dispositifs, et sa dernière grande évolution a généralisé les comptes nominatifs, plus sûrs que l’ancien identifiant partagé par établissement.

Quelles aides à l’embauche passent par SYLAé

La liste évolue au gré des politiques de l’emploi, mais on retrouve historiquement sur le portail :

les contrats aidés du secteur non marchand et marchand, notamment le parcours emploi compétences (PEC, sous forme de CUI-CAE) et le CUI-CIE ;
les emplois francs, liés à l’embauche d’un habitant d’un quartier prioritaire de la politique de la ville ;
les aides versées aux employeurs d’apprentis, dont le suivi des paiements est consultable dans SYLAé ;
certaines aides exceptionnelles à l’embauche ou à l’alternance, comme celles mises en place pour les jeunes ou les contrats de professionnalisation ;
l’ancien dispositif « Embauche PME », créé en 2016, pour lequel le portail avait été adapté.

Chaque aide a ses propres règles d’éligibilité et de calendrier. Le portail ne décide pas de l’éligibilité : il applique la décision reçue et conditionne le paiement aux informations que vous transmettez.

Un SIRET, un compte : la logique d’établissement

SYLAé raisonne par établissement, et non par entreprise. Un numéro SIRET correspond à un compte SYLAé. Une société qui possède trois agences dotées chacune d’un SIRET aura donc trois établissements à rattacher, et une aide accordée pour un salarié de l’agence de Lyon n’apparaîtra que dans l’espace de cet établissement. Cette règle explique une bonne partie des incompréhensions : un contrat introuvable est souvent un contrat rattaché au mauvais SIRET.

À faire : avant toute connexion, listez les aides en cours, le salarié concerné et le SIRET de l’établissement employeur figurant sur chaque décision.

Sylaé connexion : créer son compte nominatif et rattacher ses établissements

L’accès au portail se fait depuis le site de l’ASP, rubrique dédiée aux employeurs. Le parcours de création suit une procédure sécurisée en plusieurs étapes :

Réunir les éléments d’identification. Lors de la première aide accordée à un établissement, l’ASP adresse un courrier qui contient les informations nécessaires au premier accès, dont un code d’inscription. Conservez-le avec la décision d’aide.
Créer son compte nominatif. Renseignez vos nom, prénom et une adresse e-mail professionnelle que vous consultez réellement : c’est elle qui recevra les liens de validation et les alertes.
Valider l’adresse et choisir un mot de passe robuste. Le lien reçu par e-mail active le compte. Un mot de passe propre à SYLAé, jamais réutilisé ailleurs, limite les risques.
Rattacher l’établissement. Saisissez le SIRET et le code d’inscription. Le premier utilisateur rattaché devient en général administrateur de l’établissement.
Ouvrir l’accès aux collègues. L’administrateur peut ensuite inviter d’autres utilisateurs et leur attribuer des droits adaptés : consultation seule, saisie des attestations, gestion bancaire.

Une fois connecté, l’écran d’accueil présente les établissements accessibles et, pour chacun, les contrats et les échéances à traiter.

SYLAé Basic et certificat électronique : quel mode d’accès choisir

Les documents d’information de l’ASP ont longtemps distingué deux façons d’utiliser le portail. L’option « SYLAé Basic » est gratuite et ne demande aucun certificat électronique : elle permet de saisir les états de présence et de consulter son dossier, ce qui couvre les besoins de la grande majorité des employeurs. Le certificat électronique, payant, servait à des usages plus avancés ou à des volumes importants, typiquement chez des structures gérant beaucoup de contrats. Les modalités d’accès évoluent avec le portail : vérifiez sur la page de connexion quelle méthode est proposée pour votre profil avant d’investir dans un certificat.

Mot de passe oublié, accès refusé : les premiers réflexes

La fonction de réinitialisation du mot de passe, sur la page d’accueil, règle la majorité des cas. Si l’établissement n’apparaît pas après connexion, le rattachement n’a pas été fait ou a été réalisé par un autre utilisateur : demandez à l’administrateur de votre structure de vous ajouter. Si plus personne dans l’entreprise n’a les droits d’administration (départ d’un salarié, par exemple), c’est l’assistance de l’ASP qui pourra débloquer la situation.

À faire : désignez au moins deux personnes ayant des droits d’administration par établissement, pour ne jamais dépendre d’un seul compte.

Aides SYLAé : toutes les démarches disponibles sur le portail

Le portail regroupe plusieurs fonctions qui se complètent. Le tableau ci-dessous résume ce que chacune permet et le point à surveiller.

Démarche	À quoi elle sert	Point de vigilance
Saisir l’attestation de présence	Justifier, pour chaque période, que le salarié aidé était en poste et préciser les éventuelles absences	Le paiement de la période en dépend ; un retard peut faire perdre l’aide de cette période
Déclarer un événement du contrat	Signaler une rupture, une suspension, une modification de la durée de travail ou une fin anticipée	Une déclaration tardive peut générer un trop-perçu à rembourser
Gérer les coordonnées bancaires	Indiquer ou modifier le compte qui reçoit les versements	Le changement est soumis à vérification, avec un RIB au nom de l’employeur
Consulter paiements et avis	Suivre les montants versés, les dates et télécharger les avis de paiement	Rapprocher chaque avis du relevé bancaire et de la comptabilité
Confier ses démarches à un tiers	Autoriser un expert-comptable ou un cabinet de paie à agir pour l’établissement	Limiter les droits au strict nécessaire et les retirer en fin de mission
Gérer les utilisateurs	Ajouter, modifier ou supprimer des accès nominatifs	Retirer sans délai l’accès d’une personne qui quitte l’entreprise

Pour s’y retrouver lorsque les contrats se multiplient, le portail propose un tableau récapitulatif filtrable : on y trie les contrats par statut, par salarié ou par échéance, ce qui permet de repérer en un coup d’œil les attestations à transmettre. L’espace personnel permet aussi de paramétrer des alertes par e-mail. Les avis de paiement téléchargés gagnent à être classés au même endroit que les autres pièces comptables ; les démarches qui servent à digitaliser factures et documents dans une GED s’appliquent très bien à ces justificatifs.

À faire : activez les alertes, puis créez un dossier unique par établissement pour archiver décisions, attestations et avis de paiement.

Déclarer une attestation de présence et gérer ses contrats aidés sur SYLAé

L’attestation de présence, appelée aussi état de présence, est la démarche la plus fréquente. Sa périodicité dépend du dispositif : mensuelle pour certains contrats aidés, trimestrielle ou semestrielle pour d’autres aides. Le portail indique, contrat par contrat, les périodes ouvertes à la saisie.

Saisir l’état de présence pas à pas

Connectez-vous, sélectionnez l’établissement puis le contrat concerné.
Ouvrez la période à déclarer : elle n’est accessible qu’une fois écoulée.
Indiquez si le salarié était présent sur toute la période et déclarez les absences non rémunérées, les arrêts ou les suspensions qui ont un effet sur l’aide.
Vérifiez la durée de travail affichée, qui doit correspondre au contrat et au bulletin de paie.
Validez, puis téléchargez ou notez l’accusé de dépôt.

L’erreur classique consiste à attendre plusieurs périodes pour tout déclarer d’un coup. Les aides sont encadrées par des délais de transmission et, une fois ce délai dépassé, la période concernée peut ne plus être payée. Mieux vaut bloquer un créneau récurrent dans l’agenda, le même jour chaque mois, juste après la clôture de la paie.

Déclarer les événements qui modifient le montant de l’aide

La vie d’un contrat aidé n’est pas linéaire. Une démission, une rupture pendant la période d’essai, un passage de 26 à 20 heures hebdomadaires ou un congé maternité changent le montant dû. Ces événements se déclarent dans SYLAé dès qu’ils sont connus, sans attendre l’attestation suivante. Si l’ASP a versé plus que nécessaire, elle émet un ordre de reversement : déclarer tôt réduit la somme à rembourser et évite une régularisation désagréable des mois plus tard.

Prenons une association qui emploie deux salariés en parcours emploi compétences. Le premier part en cours de contrat pour un CDI ailleurs ; le second voit son temps de travail augmenté. La responsable administrative déclare la rupture du premier contrat dès la remise de la lettre de démission, puis signale la nouvelle durée hebdomadaire du second avant la saisie de l’état de présence suivant. Les deux attestations suivantes sont ainsi cohérentes avec la paie, et aucun rejet ne vient bloquer le paiement.

Contrat d’apprentissage : ce que SYLAé fait et ne fait pas

Pour l’apprentissage, le circuit est différent. Les aides aux employeurs d’apprentis sont déclenchées par le dépôt du contrat auprès de l’opérateur de compétences, puis versées sur la base des informations transmises chaque mois en déclaration sociale nominative (DSN). L’employeur n’a donc pas, en principe, d’attestation de présence à saisir pour ce type d’aide. SYLAé reste en revanche utile pour consulter les paiements, vérifier les coordonnées bancaires et télécharger les avis. Si un versement manque, le premier contrôle porte sur la DSN du mois concerné : un apprenti absent de la déclaration suspend le paiement.

À faire : associez la saisie des attestations à la clôture mensuelle de paie et contrôlez, pour les apprentis, la présence du contrat dans chaque DSN.

Changement de SIRET, rejet, paiement bloqué : résoudre les problèmes techniques SYLAé

La plupart des difficultés relevées par les employeurs relèvent de quelques situations bien identifiées.

Que faire après un changement de SIRET

Un déménagement, une transformation de la forme juridique ou une reprise d’activité attribuent souvent un nouveau SIRET à l’établissement. Puisqu’un SIRET égale un compte, le nouvel établissement dispose d’un nouveau compte SYLAé, distinct de l’ancien. C’est la relation causale à garder en tête : le changement d’établissement crée, mécaniquement, une rupture dans le portail. Il faut alors prévenir l’organisme prescripteur et l’ASP pour que les contrats en cours soient transférés ou que la situation soit régularisée, puis rattacher le nouveau SIRET à votre compte nominatif. Avant toute démarche, vérifiez quel SIRET est réellement actif, par exemple sur un annuaire d’entreprises permettant d’analyser les données légales et les comptes annuels en ligne.

Rejet d’un suivi d’activité : les causes fréquentes

Quand une déclaration est rejetée, le motif est en général l’un de ceux-ci :

une période déclarée qui dépasse la date de fin du contrat ou de l’aide ;
une durée de travail différente de celle prévue dans la décision ;
un événement (rupture, suspension) déjà enregistré qui contredit la présence déclarée ;
une saisie effectuée hors du délai autorisé ;
un contrat rattaché à un autre établissement que celui sur lequel vous travaillez.

Relisez le message de rejet, comparez avec la décision d’aide et le bulletin de paie, corrigez la donnée incohérente, puis soumettez à nouveau. Si le motif reste obscur, c’est le moment de contacter l’assistance.

Paiement absent ou incomplet

Avant de réclamer, contrôlez trois points : toutes les attestations de la période sont-elles transmises et acceptées, les coordonnées bancaires sont-elles validées, et l’avis de paiement indique-t-il une retenue (absence, trop-perçu antérieur) ? Ces vérifications règlent une grande partie des écarts constatés.

Contacter l’assistance du portail SYLAé

L’ASP met à disposition une assistance téléphonique et un formulaire de contact dont les coordonnées figurent sur le portail et sur les courriers adressés aux employeurs. Préparez votre appel : SIRET de l’établissement, numéro de la décision ou de la convention, nom du salarié, période concernée et capture d’écran du message d’erreur. Les avis publiés par les usagers sur la plateforme Services Publics + montrent des expériences contrastées : certains saluent des conseillers disponibles qui débloquent rapidement un dossier de rejets, d’autres décrivent des appels répétés avant d’obtenir une réponse. Un dossier bien préparé et une demande écrite, qui laisse une trace, augmentent nettement les chances d’une résolution au premier contact.

À faire : tenez un court journal des échanges avec l’ASP (date, interlocuteur, réponse) pour chaque incident ouvert.

Organiser la gestion des aides SYLAé dans l’entreprise

Le bon fonctionnement du portail dépend moins de l’outil que de l’organisation interne. Selon la taille de la structure, les rôles ne se répartissent pas de la même manière. Dans une TPE, le dirigeant fait souvent tout seul et gagne à confier la saisie à son expert-comptable via la délégation de démarches. Dans une PME, le service RH ou paie centralise les attestations, tandis que la direction financière suit les paiements. Les associations et structures qui emploient de nombreux contrats aidés ont intérêt à nommer un référent unique, formé au portail.

Quelle que soit la configuration, cette liste de contrôle couvre l’essentiel :

un compte nominatif par personne, jamais d’identifiant partagé ;
au moins deux administrateurs par établissement ;
un calendrier des échéances d’attestation par contrat ;
une procédure de déclaration immédiate des ruptures et suspensions ;
un contrôle systématique de toute demande de changement de RIB, en rappelant l’interlocuteur par un canal connu ;
le retrait des droits d’un collaborateur ou d’un prestataire dès la fin de sa mission ;
l’archivage des décisions, attestations et avis de paiement.

La vigilance sur les coordonnées bancaires mérite d’être soulignée : les tentatives d’escroquerie au faux RIB visent aussi les flux d’aides publiques, et un compte nominatif bien protégé reste la meilleure barrière. Côté comptabilité, les aides reçues doivent être rapprochées des encaissements ; si vous équipez l’entreprise d’outils de gestion, un logiciel de facturation et de suivi des encaissements facilite ce pointage. Enfin, pour les petites structures qui découvrent les démarches en ligne, des ressources gratuites d’information aux entrepreneurs, comme celles présentées dans notre analyse de la fiabilité et l’utilité d’un annuaire professionnel gratuit, aident à garder à jour les données de l’établissement.

À faire : imprimez cette liste, attribuez un responsable à chaque ligne et revoyez-la à chaque nouvelle embauche aidée.

SYLAé est-il payant pour l’employeur ?

Non, l’utilisation courante du portail est gratuite. L’option SYLAé Basic permet de saisir les états de présence et de consulter son dossier sans certificat électronique. Seul ce certificat, lorsqu’il est demandé pour certains usages avancés, représente un coût.

Un expert-comptable peut-il saisir les attestations à la place de l’employeur ?

Oui, grâce à la fonction de délégation à un tiers. L’administrateur de l’établissement autorise le cabinet à agir et définit ses droits. L’employeur reste responsable des informations déclarées, il doit donc garder un œil sur les saisies.

Peut-on gérer plusieurs établissements avec un seul compte SYLAé ?

Oui, un compte nominatif peut être rattaché à plusieurs établissements, chacun identifié par son SIRET. Après connexion, l’utilisateur choisit l’établissement sur lequel il veut travailler. Les contrats restent toutefois cloisonnés par établissement.

Comment SYLAé a-t-il intégré l’aide Embauche PME de 2016 ?

Le portail a été adapté pour accueillir l’aide à l’embauche dans les PME instaurée par le décret n° 2016-40 du 25 janvier 2016. Les employeurs y déposaient leur demande puis des attestations trimestrielles de présence pour déclencher les versements. Ce dispositif est aujourd’hui fermé aux nouvelles embauches.

Que faire si le code d’inscription reçu par courrier est perdu ?

Contactez l’assistance de l’ASP en indiquant le SIRET de l’établissement et la référence de la décision d’aide. Elle vous indiquera comment obtenir un nouveau code ou rattacher l’établissement autrement. En attendant, vérifiez si un collègue n’a pas déjà rattaché l’établissement à son propre compte.

L’auteur

Sofia Perrin

Responsable marketing digital

Je choisis et j’installe les outils numériques de petites entreprises depuis huit ans. Je teste chaque solution avant d’en parler et je précise toujours ce qu’elle ne sait pas faire.

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